Setup quán cafe đẹp, tiết kiệm không khó, nhưng làm sao để vừa setup thành công lại kinh doanh thuận lợi là cả một vấn đề. Với những người mới, chưa có kinh nghiệm thì việc sử dụng dịch vụ setup chuyên nghiệp lúc này là phương án tối ưu nhất.
1. Có cần thiết sử dụng dịch vụ Setup?
Setup quán cafe không đơn giản là thiết kế, mà còn bao gồm rất nhiều các vấn đề. Từ trang trí, âm thanh, ánh sáng cho đến menu, đồng phục, quầy bếp, bàn ghế… Tất cả đều liên quan mật thiết đến nhau, và đều là những khâu quan trọng trong quá trình setup.
Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm hay ý tưởng hay ho cho những công việc này thì việc sử dụng dịch vụ setup đến từ các đơn vị chuyên nghiệp là hết sức cần thiết. Nó mang đến cho bạn những hiệu quả thiết thực như:
- Hạn chế rủi ro
- Tối ưu chi phí
- Có kế hoạch phát triển tăng trưởng dài lâu trên con đường kinh doanh ngành F&B.
2. Setup quán cafe có tốn kém không?
Chi phí đầu tư để setup quán nhiều hay ít? Làm thế nào để xác định được khoản tiền cần thiết cho quá trình setup, đảm bảo sát với tính toán? Bài toán về phân bổ ngân sách cho từng hạng mục setup không hề dễ dàng, nếu như không dự trì được kinh phí đầu tư ban đầu, chúng ta dễ gặp phải các vấn đề như:
- Chi phí vượt quá mức ngân sách dự kiến ban đầu
- Hạng mục này được đầu tư quá nhiều, hạng mục khác lại quá ít dẫn đến đầu voi đuôi chuột
- Thi công quá lâu so với dự kiến
- Không kiểm soát được đầu vào, đầu ra của quán
- Vận hành kém hiệu quả vì chưa có kinh nghiệm.
Với những người nhiều tiền, kinh doanh cafe chỉ vì đam mê, họ muốn xây dựng một quán cafe với phong cách của riêng họ, tựa một “chốn đi về” mang đậm bản ngã cá nhân. Nhưng nếu mục tiêu kinh doanh của bạn là để kiếm lời, tất nhiên đam mê vẫn ngập tràn, nhưng setup phải tính toán chặt chẽ, đảm bảo vừa tối ưu chi phí lại tuân thủ đúng mục tiêu kinh doanh.
Về kinh phí đầu tư ban đầu Việt cafe gợi ý bạn 2 cách phân chia sau để rạch ròi giữa các hạng mục.
Chi phí cố định
Bao gồm các khoản chi cố định, không có sự dịch chuyển tại thời điểm chi nên thường dễ tính toán nhất.
- Thuê mặt bằng (Tiền đặt cọc + chi phí trả trước tiền thuê theo hợp đồng ký kết)
- Thiết kế + thi công
- Trang thiết bị, máy móc cần mua sắm
- Nguyên liệu pha chế.
Chi phí linh động
Bao gồm các khoản phí có thể có sự dịch chuyển, thay đổi theo thời gian ngắn, như:
- Chi phí mạng internet, điện, nước
- Lương nhân viên
- Các loại nguyên liệu mua sắm hàng ngày, hàng tháng
- Phí quảng cáo, marketing
- Các chi phí phát sinh khác.
3. Các giai đoạn setup quán cafe
Setup quán là cả một quá trình, bao gồm nhiều phần việc. Do đó, nếu chúng ta có một kế hoạch tổng thể, từ lúc lên ý tưởng cho đến ngày khai trương thì công việc sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và đúng kế hoạch hơn. Dưới đây là các giai đoạn setup quán cafe của Việt cafe, bạn có thể tham khảo.
Khảo sát & nghiên cứu
Đây là bước quan trọng đặt những viên gạch nền móng đầu tiên, quyết định đến sự “vững chắc” của các giai đoạn tiếp theo. Trong giai đoạn này, công ty sẽ tiến hành khảo sát các vấn đề cơ bản như:
- Đặc điểm vị trí dự kiến mở quán cafe
- Xác định rõ đối tượng khách hàng
- Dựa vào kết quả khảo sát đưa ra tư vấn phù hợp về mô hình kinh doanh
- Tư vấn thiết kế khu vực quầy bar (diện tích, đường điện, nước…)
Setup quán
Setup quán dựa trên kinh phí đầu tư và mục tiêu kinh doanh. Giai đoạn này bao gồm khá nhiều phần việc, như:
Xây dựng Menu đồ uống
Xây dựng Menu dựa trên đối tượng khách hàng chính, thị hiếu, xu hướng đang thịnh hành tại khu vực và mô hình kinh doanh, gồm:
- Menu đồ uống dự kiến
- Test và chốt đồ uống trực tiếp
- Phát triển đồ uống đặc trưng.
Setup công năng quầy pha chế
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình setup, nó ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình hoạt động chính của quán.
Mục tiêu của setup quầy pha chế/ quầy bar không đơn giản tạo điểm nhấn cho quán, quan trọng hơn là tạo sự thoải mái, thuận tiện cho nhân viên pha chế và nhân viên phục vụ hoạt động, tối ưu hiệu quả công việc cả trước mắt lẫn lâu dài.
Trong vận hành pha chế, nguyên tắc 1 chiều phải được vận dụng chặt chẽ, sau khi nhân viên pha chế hoàn thành công việc là đến lượt nhân viên phục vụ bưng bê đồ uống tới khách hàng.
Nếu quầy bar không được setup tỉ mỉ tạo sự thoải mái và thuận tiện, nhân viên xoay tới xoay lui làm chậm tiến độ công việc. Vào giờ cao điểm, quán đông khách, hiệu quả hoạt động càng kém hơn. Do đó, trong setup công năng quầy bar, bạn phải chú trọng đến:
- Thiết kế quầy pha chế dựa trên quy mô, diện tích của quán
- Sắp xếp vị trí máy móc, thiết bị theo nguyên tắc 1 chiều
- Tối ưu công năng sử dụng của từng loại máy móc, thiết bị
- Lê danh sách nguyên liệu pha chế cho quầy bar
- Có nguyên tắc sắp xếp để quầy bar vận hành trơn tru.
Thiết kế không gian quán
Bạn muốn có một không gian chill với nhiều góc sống ảo đẹp? Không gian sân vườn thư giãn? Không gian cafe sách yên tĩnh? Không gian hoài niệm tựa diễm xưa?… Nếu bạn mở quán với mục đích kinh doanh kiếm lời, xây dựng không gian quán như thế nào còn phụ thuộc vào tệp khách hàng chủ đạo. Trong thiết kế bản vẽ, bạn cần xác định rõ các vấn đề sau:
- Bố trí bàn ghế, đồ decor, màu sắc phù hợp, có chiều sâu
- Sắp xếp vị trí các trang thiết bị, vị trí quầy bar, quầy thu nhân… hợp lý
- Chụp ảnh sản phẩm để phục vụ cho hoạt động quảng bá cũng như sử dụng trong menu
- Triển khai hoạt động in ấn (Menu, đồng phục, tạp dề, giấy ăn, cốc uống…)
Setup vận hành quán
Phần này bao gồm các công việc liên quan đến bộ máy nhân sự của quán, bắt buộc phải hoàn thiện trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo – giai đoạn đào tạo. Công việc cần thiết lập gồm:
- Thống nhất số lượng nhân sự ở các vị trí
- Nội quy của quán
- Cơ chế thưởng – phạt
- Lộ trình thăng tiến cho nhân sự
- Quy trình vận hành
- Quy trình quản lý.
Đào tạo
Trong gói dịch vụ setup quán cafe của Việt Cafe, đơn vị sẽ đồng hành cùng chủ đầu tư trong phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự, đảm bảo đạt tiêu chuẩn đầu vào. Đồng thời phân tách và đào tạo chuyên môn:
Nhân viên pha chế
- Đào tạo kỹ năng pha đồ uống, kiểm soát chất lượng và thời gian pha chế
- Đào tạo kỹ năng xử lý tình huống trong quá trình pha chế.
Nhân viên thu nhân
- Đào tạo kỹ năng chuyên môn về thu ngân
- Đào tạo về giới thiệu cũng như tư vấn menu
- Đào tạo kỹ năng quản lý thu chi tiền mặt, hướng dẫn làm báo cáo theo ca, theo ngày…
Quản lý vận hành
Để đảm bảo sự chuyên nghiệp trong vận hành, Việt Cafe sẽ tiến hành đào tạo quy trình cho quản lý cũng như các nhân sự liên quan về các vấn đề sau:
Đào tạo quy trình vận hành
- Quy trình bộ phận pha chế
- Quy trình bộ phận phục vụ
- Quy trình bộ phận thu ngân.
Đào tạo quy trình quản lý
- Quản lý hàng hoá (Xuất – Nhập – Tồn)
- Quản lý Công cụ – Dụng cụ
- Quản lý Thu – Chi
- Quản lý Nhân sự.
Bàn giao
Ở giai đoạn này bạn đã nhìn rõ được hiệu quả của quá trình setup quán. Việt Cafe tiến hành bàn giao với các phần việc như sau:
Rà soát các công việc và kiểm tra tiến độ
Hoạt động này nhằm kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục, như:
- Trang thiết bị và mặt bằng kinh doanh
- Sắp xếp, dọn dẹp, vệ sinh không gian quán
- Nguyên vật liệu và trang thiết bị
- Quầy bar thi công theo đúng thiết kế.
Bàn giao
Hoàn tất công việc rà soát, khi đảm bảo 100% phần việc đều diễn ra đúng tiến độ, không còn gặp bất kỳ trục trặc nào, Việt cafe sẽ tiến hành bàn giao cho khách hàng:
- Quy trình quản lý, pha chế và phục vụ
- Quy chuẩn định mức hàng hóa Bar.
Hỗ trợ khai trương
Không chỉ trách nhiệm trong suốt quá trình setup, Việt Cafe còn đồng hành cùng khách hàng trong và sau khai trương; hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh khi vận hành thực tế, giúp chủ quán vận hành quán trơn tru, đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất.
Không chỉ setup bằng trách nhiệm, Việt Cafe còn mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng khi nhận bàn giao và kinh doanh ngày càng phát đạt, đó mới là mục đích lớn lao nhất mà đơn vị hướng đến.
